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¿Por que contratar un organizador de boda?

¿Por qué Contratar una Wedding Planner u organizador de boda?

«¿Y para que vas a contratar un/una wedding planner (organizador de boda)? Eso es un gasto innecesario!» En este post vamos a tratar de explicaros porque esta creencia que aun tienen algunos, no tiene base.

La organización de la boda es una tarea que en si misma parece fácil, pero que dado el numero de detalles que conlleva y el tiempo que se debe emplear para que salga bien, resulta muy muy estresante. Y si a ello le sumamos la inexperiencia, algo normal, ya que no se suele organizar bodas habitualmente, sino eres organizador de bodas.

Hoy en día se supone que un wedding planner u organizador de boda (WP) te puede ayudar a organizar tu boda pero tenemos la idea de que es un gasto extra, y es todo lo contrario : UNA INVERSION.

Los  wedding planners u organizadores de bodas se encargan de ahorrar a los novios tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Una de sus funciones más importantes es la de ASESORAMIENTO: saber por dónde empezar, cuando buscar cada elemento o proveedor, encontrar lo que necesitas a los mejores precios…te guiaran para que tomes las mejores decisiones y lograran que tu boda sea exactamente como la imaginabas.  Gracias a su experiencia, no dejara que te pierdas y malgastes tu tiempo buscando entre los miles de proveedores que pululan por doquier, hará una selección de los proveedores en función de tus gustos, presupuesto y tu solo tendrás que decidir cuál te gusta más.

Además del asesoramiento, guía y búsqueda de proveedores, son también especialistas en la parte estética de la boda, en el diseño de la boda, además de en la organizativa (si además de planners son designers, como en nuestro caso). Una boda que hable de vosotros, que sea diferente, original, con vuestros frases, hobbies …es decir, con personalidad!

En resumen, un organizador de bodas o wp resumen sus principales funciones en:

Principales funciones de un wedding planner

  • ORGANIZACION: Si hablamos de los infinitos detalles que conlleva una boda, es lógico pensar que algo se nos puede olvidar,que con nuestra vida llena de estrés y horas de trabajo se nos pueden pasar por alto cosas. Los wedding planners crean una carpeta para cada pareja donde uno de los documentos mas importantes es el TIMELINE,(un documento que recoge todos los pasos que hay que dar, cuantos se han dado, y cuantos quedan) de manera que  siempre llevan un control de todo lo relativo a vuestra boda y esto hará que no se olvide ni se pase por alto ningún detalle.
  • ASESORAMIENTO ECONOMICO: Gracias a su experiencia y conocimiento del mundo de las bodas logrará gestionar tu presupuesto lo mejor posible y te evitará gastar más dinero donde no debes e invertir donde realmente se apreciará la diferencia.
  • AHORRO: Es evidente que el ahorro de tiempo es una de las grandes ventajas, ya que un buen wedding planner empleará las horas necesarias para conseguir lo que quieres, presentandote varias opciones, habiendo hecho un buen filtro antes.
  • COORDINACION: Su presencia el día de la boda les aporta a los novios la tranquilidad de contar con profesionales que estarán acompañándoles en ese dia tan importante para que todo salga perfecto. Esto lo explicamos mejor en el post https://eldiadelanovia.com/la-coordinacion-de-una-boda/
  • DECORACION: La parte estética de la boda, la decoración, tan importante para que todos reconozcan que esa boda es la vuestra, esa boda diferente que habla de vosotros.
  • ASESORAMIENTO: Porque uno no se casa todos los dias hay muchos aspectos en los que no caes… tienes un experto que te asesorará en cuestiones legales, económicas, estéticas…siempre tratando de evitar fraudes y abusos.

EN RESUMEN, Un WP te brindará asesoramiento, logística, organización, coordinación, decoración y un largo etcétera. Esto logrará que organizar tu boda no sea un motivo de estrés y ansiedad. Y fundamental: tendréis oportunidad de disfrutar de todo el proceso y del día de vuestra boda de manos de profesionales.

Como Hacer La Lista de Invitados

¿Cómo se hace la lista de invitados?

Hay muchos aspectos a tener en cuenta cuando se planifica una boda y normalmente puede ser un proceso estresante, por ejemplo la elaboración de la lista de invitados, especialmente cuando otros quieren dar su opinión.

Una parte de la organización que puede generar conflictos es hacer la lista de invitados. Es importante tener en cuenta la opinión de tu familia y la de tu nueva familia para no tener roces. Incluso si tu pagas tu propia boda, siéntate con tu futuro conyugue y los padres de ambos durante este proceso. Sin embargo, al final, la decisión será tuya y de tu pareja.

Considera lo siguiente cuando hagas tu lista de invitados.

    • Decide cual es el número total de invitados y divídelo a la mitad para que ambas familias tengan el mismo número de personas para invitar.

      Puedes dividir esas mitades en 2 grupos para que tus padres tengan sus invitados separados de los tuyos y puedan trabajar conjuntamente viendo quienes serán los invitados. Hacer esto te ahorrara el problema de tener que recortar la lista a último momento.

  • Establece una jerarquía cuando elijas a los invitados.

    Obviamente los miembros de la familia inmediata son los primeros, seguidos de amigos cercanos y por último los conocidos. Si hay amigos que han sido más importantes en tu vida que tu propia familia esto debe tenerse en consideración.

  • Crea criterios para elegir a los invitados y toma precauciones para que tanto tu futuro cónyuge y todos los padres entiendan que tienen que acatarlas.

    Por ejemplo, puedes pedir que únicamente se invite a aquellas personas que tengan relación con los 4 miembros de la familia y no amigos que no ven hace años.

    • Asume que aproximadamente un 20% de tus invitados no podrán asistir.

      Por este motivo deberías crear una lista alternativa de personas a invitar. Esta lista también debería configurarse con orden de prioridad. Si un invitado de los padres de la novia no va a asistir, entonces ellos deberían invitar a otra persona.

  • Determina una fecha dentro en la cual invitarás a la lista alternativa de invitados.

    No se puede enviar estas invitaciones a último minuto. Estas invitaciones deben tener su propia fecha para que confirmen su asistencia.

  • Mantén el control de la cantidad de invitados tomando en cuenta a los invitados de tus invitados.

Cuando envíes tus invitaciones, escribe “e invitado» o bien» y pareja” en el sobre si la persona que invitas puede traer a su pareja. Si no aclaras esto en el sobre, entonces queda sobreentiende que se espera que la persona asista sola.

Estas son solo unas cuantas recomendaciones importantes a tener en cuenta. añade cuantas consideres importantes para ti. Esperamos que sea útil este post!

Te invitamos a leer otro post  muy interesante sobre como controlar los nervios en la boda .

¡Nos vemos en el siguiente post!

¿Qué es la coordinación de una boda?

La coordinación de una boda es un servicio que tiene lugar fundamentalmente el «día B» (el día de la boda), en el que los esfuerzos realizados buscando y preparándolo todo tienen su bien merecido fruto.

Es verdad que todo este trabajo referente a la coordinación de una boda empieza con un año o más de previsión, donde se inicia el proceso de búsqueda  y diseño de todo (como es la decoración, papelería, tipos de menú, y un largo etcétera), pero es un par de semanas antes del día B cuando el papel de  el/la wedding planner toma mayor relevancia.

Esto se debe a que ahora es cuando el/la wedding planner tiene que tomar el control máximo de la situación, haciéndose cargo de verificar y controlar que todos los proveedores y servicios contratados tengan claro que hacer, cómo y cuando hacerlo, esto evitara las tensiones que puedan surgir en los novios con lo referente a los preparativos, y  asi el/la wedding tendrá el control de todos los detalles.

¿Qué tareas realiza un/una wedding planner durante la coordinación de una boda?

 Pues como ya hemos dicho el trabajo de coordinación empieza un par de semanas antes cuando se realiza un cronograma (o timming) con todos los proveedores y servicios contratados que intervienen el dia de la boda. Hay que contactar con todos esos proveedores para informarles de que seras el/la wedding planner y concretar exactamente tanto la tarea a realizar, como el tiempo que le va a llevar realizar dicha tarea.

También una semana antes es cuando se confirma el número de comensales y en esta lista debe reflejarse los niños, alérgicos, embarazadas, celíacos y demás.

Después de esto el/la wedding junto con los novios revisan dicho timming y que no falte ningún detalle y se preparan para el DÍA.

coordinación de una boda
coordinación de una boda

Una vez llega el GRAN DÍA, el/la wedding planner empiezan supervisando que los primeros proveedores llegan a tiempo. Normalmente se comienza con la decoración del lugar de ceremonia, a la vez que se supervisa que los proveedores realicen su trabajo en un tiempo «equis» previamente acordado, para evitar retrasos excesivos. Antes de la ceremonia se supervisa que la musica sea la correcta, que no haya problemas tecnicos, se les da la bienvenida a los invitados, se les ayuda a acomodarse, etc…

Posteriormente, el/la wedding planner llega al lugar de la celebración y comienza el montaje de la decoracón mientras los novios estan haciendose fotos normalmente. Una vez empieza la recepción de  los invitados, el/la wp irá repasando repasando la lista de las mesas, el menú, seating plan, flores etc… Siempre estaran en continua comunicacion con cocina y metre para que el servicio de comida sea fluido y sin retrasos. Queremos evitar los retrasos para que la tan esperada fiesta comience en hora.

Su papel suele terminar cuando se da el baile nupcial y empieza la barra libre, y se da paso a dicha fiesta.

Si quieres saber porqué creemos que debes contratar un wedding planner u organizador de boda aquí te damos los motivos:  pincha aquí.

El hecho de que una boda sea estupenda no es casual, es el resultado de una buena planificación y coordinación llevada a cabo por profesionales, para que los novios puedan disfrutar de ese día plenamente y sin estrés.

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